Gestão de projetos criativos: possíveis soluções para antigos desafios

O mercado de comunicação — principalmente de design — é mesmo um mundo à parte. A administração de pessoal, por exemplo: como o produto final das agências e dos escritórios depende, em grande parte, de trabalho intelectual, há questões específicas que devem ser consideradas, em comparação a outros setores. Específicas e delicadas, como ego, orgulho, vaidade, e por aí vai. Para obter os melhores resultados de um time, é indispensável que o(a) líder saiba administrar tudo isso. É indispensável, pois, que entenda as particularidades da gestão de projetos criativos.

 

Claro que muitas ferramentas e práticas corporativas de gestão de pessoas servem para uma empresa de design. Mas há um ponto específico em que a atividade se difere daquela de outros segmentos: a criatividade.

 

Porque o coração dessa empresa é o material criativo que ela produz. Assim, é preciso ter em mente que os colaboradores vão se expor. Ao apresentarem suas ideias, estão expondo seus repertórios, suas vivências, seus valores. Isso é de foro bastante íntimo, e deve-se tomar muito cuidado na forma como é gerenciado. Para conhecer mais sobre como conduzir esse processo, leia o nosso artigo sobre gestão de pessoas em agências.

 

Um desafio entre vários desafios

 

No entanto, para além do desafio de gerenciar a criatividade, há outro que gestores de projetos de design conhecem bem: o controle do tempo (e, em consequência, dos recursos investidos). Como fazê-lo, sendo que muitas vezes não é possível determinar as horas exatas envolvidas em um trabalho?

 

>> Leitura recomendada: Sua empresa consegue justificar todos os gastos com Marketing?

 

Afinal, o controle preciso do tempo investido por uma equipe é um desafio para qualquer gestor, não apenas de equipes de design. Não é portanto, um desafio exclusivo dos criativos. Lembrando que se trata de uma atividade crucial, já que, por meio desse monitoramento, é possível reduzir os custos de alocação de recursos em projetos, bem como assegurar a própria gestão desse projeto como um todo.

 

Começando pelo começo: o bom e velho timesheet

 

Felizmente, já existem diversas formas de mensurar (e gerenciar) o que antes parecia imensurável. A mais simples e corriqueira delas são as planilhas, ou timesheets, em inglês. São bastante comuns em agências, assim como em empresas de design.

 

Por meio delas, é possível descrever os projetos e tarefas associadas e definir o responsável por elas – quase sempre manualmente. Você pode escolher a forma como vai estabelecer essa gestão de sua equipe e dos projetos – a forma mais prosaica de todas começa em uma reunião para definir as tarefas e seus responsáveis. Como primeiro passo para a sua organização, você já pode preencher uma planilha master de onde as tarefas serão distribuídas. Aí, depois, a cada dia ou semana, as pessoas preenchem quanto tempo demoraram em cada tarefa – o que é passível de erro,uma vez que ninguém se lembra direito dessa informação. E, uma métrica errada é pior do que não ter uma métrica.

 

Automatização da gestão de projetos criativos: veja quando você precisa dela

 

Se você já passou da etapa de gerenciar suas equipes por meio de planilhas, ou se seu time é muito grande e seu trabalho para isso seria infinito, está na hora de dar um passo adiante: automatizar algumas tarefas. Principalmente o registro do tempo investido nos projetos por cada colaborador. É importante, no entanto, que a adoção de uma ferramenta seja integrada à cultura da empresa e que essa seja uma decisão top down (saiba mais aqui), para que todos se engajem no uso.

 

Mas caso você ainda esteja em dúvida sobre automatizar ou não, existem alguns indícios de que já é hora. São eles:

 

  1. A medição dos gastos relacionados a cada projeto é prejudicada pelo fato de que seus colaboradores não registram o tempo de forma correta no timesheet;
  2. Uma vez que esses registros são pouco confiáveis, o mapeamento dos seus custos acaba sendo ou superficial ou quase que inexistente;
  3. Há diversas tarefas para gerenciar, bem como muitos envolvidos nos projetos. Além disso, você tem que administrar múltiplos projetos, e sua planilha do Google Drive está estourando o limite de 2.000 linhas. Isso faz com que você tenha que trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo, e integrá-las não tem sido possível;
  4. Por conta dessa confusão, não é possível contextualizar o projeto em uma linha do tempo. E você não consegue avaliar quanto esforço ainda será necessário para finalizá-lo (conheça o gráfico de Gantt aqui);
  5. São necessários relatórios com vários dados de um projeto para que sua empresa possa prestar contas para o cliente ou para a diretoria. Além disso, tudo é feito na base do improviso, o que toma tempo demais.

 

Possíveis soluções para esses problemas

 

Hoje em dia, existem várias práticas que ajudam a resolver esses percalços. Selecionamos abaixo algumas das principais, para que você consiga ajustar sua gestão e obter maior controle:

 

  • Procure por ferramentas que disponham de “time tracking” integrado. O recurso permite que você controle melhor o tempo dedicado a cada tarefa e funciona da seguinte forma: você distribui as atividades e, quando cada colaborador(a) for começar a trabalhar, ele(a) clica no “play”. O sistema, então, registra o tempo investido em cada tarefa, projeto e cliente.
  • Com o registro acima, o sistema é capaz de informar se um projeto está dentro do prazo estipulado e se ele tende a ultrapassar esse prazo, além disso, se a velocidade de entrega das tarefas do projeto está saudável.
  • Como gestor(a), você pode incluir no sistema o custo por hora de cada colaborador. Isso gera um relatório de custos por projeto e cliente a partir das horas trabalhadas.
  • Algumas ferramentas têm um índice de desempenho individual, que é calculado a partir de pontos e pesos configurados pelo administrador da conta. Isso mostra quem entrega mais e melhor na sua equipe, e também indica quem precisa de orientação ou treinamento.
  • Muitas vezes também é possível visualizar a lista de tarefas de cada usuário em modo calendário. Falamos sobre cronograma de projeto aqui.

 

É isso! Agora é olhar de volta para a sua estrutura, escolher a melhor forma de realizar a gestão de projetos criativos (e principalmente de tempo, via timesheet ou uma ferramenta online) e começar a economizar.

 

*Texto escrito pela equipe de conteúdo do Runrun.it. Conheça a ferramenta acessando http://runrun.it

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